In una due diligence aziendale, la due diligence legale non coincide con la sola raccolta di contratti e atti. I documenti devono consentire di porre domande verificabili sull’operazione, distinguere ciò che è disponibile da ciò che deve essere chiarito e rendere comprensibili i limiti dell’esame. Sostenibilità, compliance e difendibilità sono quindi tre prospettive della stessa decisione: capire se il fascicolo permette di proseguire con cognizione, quali aspetti richiedono verifica e come ricostruire il percorso seguito.
La documentazione va letta rispetto alla struttura della società, ai rapporti rilevanti e alla fase della trattativa. Un file presente nella data room non è necessariamente completo, aggiornato o sufficiente per rispondere alla domanda che interessa acquirente, venditore, investitore o amministratore.
Due diligence legale: il problema documentale da risolvere
Il problema non è misurare quanti documenti siano stati caricati, ma stabilire se ciascun documento sia riconoscibile, collegato agli altri materiali e utile alla decisione. Statuto, deliberazioni, deleghe, contratti, comunicazioni e allegati disponibili possono richiedere letture diverse secondo l’operazione in esame.
La prima distinzione utile è tra un documento che descrive un fatto o un rapporto e un documento che consente di verificarne aggiornamento, completezza o collegamenti. Un contratto, per esempio, può richiamare allegati, modifiche, autorizzazioni o comunicazioni successive; se tali materiali non sono presenti, il punto va indicato come da chiarire, senza attribuirgli conclusioni non supportate.
Sostenibilità della decisione: quando il fascicolo è utilizzabile
Nel contesto della due diligence legale, sostenibilità significa poter fondare il passo successivo su informazioni ordinate e su limiti espliciti. Non indica un risultato futuro dell’operazione né una valutazione definitiva della controparte.
Un fascicolo può essere utilizzabile quando rende identificabili i documenti disponibili, le loro versioni, le aree non coperte e le domande ancora aperte. Se i materiali arrivano in tempi diversi, occorre collegare ogni integrazione alla questione cui si riferisce: in questo modo una nuova versione non resta isolata e la decisione può essere aggiornata con metodo.
Compliance: quali domande affidare ai documenti
La compliance, in questa sede, è una lettura per domande e controlli, non un’etichetta da attribuire alla società. Il fascicolo può aiutare a individuare quali atti, rapporti, procedure o informazioni richiedano un esame separato nel perimetro appropriato.
È utile associare ogni gruppo di documenti a una domanda concreta: chi risulta autorizzato a rappresentare la società? Quali rapporti sono indicati come rilevanti? Quali allegati o versioni sono richiamati? Quali informazioni richiedono conferma? La risposta può essere nel fascicolo, richiedere documenti integrativi oppure rendere opportuno il coinvolgimento di un professionista abilitato, secondo il caso concreto.
Difendibilità: rendere ricostruibile il percorso di verifica
La difendibilità riguarda la possibilità di ricostruire cosa è stato ricevuto, cosa è stato esaminato, quali richieste sono state formulate e quali limiti sono rimasti. Non richiede formule conclusive: richiede descrizioni neutre e documentate.
Per ogni punto aperto è utile conservare il documento di riferimento, la data o versione esaminata, l’informazione mancante, il chiarimento richiesto e la possibile incidenza sulla decisione. Dire che un allegato non è stato reso disponibile o che un’informazione necessita di conferma è più utile che trasformare una lacuna in un’affermazione definitiva.
Flusso documentale del fascicolo
- Identificare. Predisporre un elenco di documenti ricevuti con provenienza, data, versione e area di riferimento.
- Collegare. Annotare richiami tra contratti, allegati, atti societari, comunicazioni e prospetti disponibili.
- Interrogare. Associare a ogni gruppo documentale una domanda riferita all’operazione e non una verifica generica.
- Registrare. Separare informazioni disponibili, elementi da confermare, documenti mancanti e temi che possono richiedere approfondimenti.
- Orientare. Tradurre i punti aperti in priorità per la trattativa: richiesta integrativa, ulteriore esame, delimitazione del perimetro o decisione da rinviare.
Questo flusso documentale evita di confondere il materiale ricevuto con quello effettivamente letto e con quello ancora necessario. È applicabile sia a una data room già organizzata sia a documenti trasmessi progressivamente dalle parti.
Incongruenze, versioni e allegati non disponibili
Un’incongruenza è un elemento da contestualizzare. Può riguardare una denominazione non allineata, una data diversa, un allegato assente, una versione non identificata o un richiamo che non trova riscontro nel fascicolo. La sua presenza orienta una richiesta di chiarimento; non consente, da sola, una conclusione sul rapporto o sull’operazione.
Un caso ricorrente è il contratto che richiama allegati non presenti. La sequenza utile è verificare quali allegati siano richiamati, se esistano versioni successive, quali documenti possano chiarire il rapporto e se il tema sia rilevante per la decisione. Lo stesso approccio vale per atti societari, deleghe e corrispondenza disponibile.
Per approfondire il modo di ordinare contratti, atti societari e punti aperti, consulta Approfondisci: la guida sulla due diligence legale e sui rischi da verificare.
Definire il perimetro prima della verifica
Non tutti i documenti richiedono la stessa profondità di esame. Il perimetro va definito in relazione alla decisione da assumere, ai materiali disponibili, alla fase della trattativa e alle questioni emerse. Devono essere distinguibili gli aspetti inclusi, quelli non esaminati e le informazioni ancora necessarie.
Il venditore può preparare un fascicolo più ordinato e rendere più agevole l’identificazione delle richieste; l’acquirente o l’investitore può usare il fascicolo per definire le proprie priorità di verifica. In entrambi i casi, l’ordine documentale non sostituisce l’analisi rispetto all’operazione concreta.
Un report utile non si limita all’elenco dei file: collega documenti, domande, chiarimenti e priorità. Sul punto può essere utile anche l’approfondimento sul report di due diligence aziendale nella negoziazione.
Quando coinvolgere lo studio
Quando coinvolgere lo studio. Per una prima valutazione, indica situazione, urgenza e documenti o informazioni iniziali pertinenti tramite il form.
È opportuno coinvolgere lo studio quando occorre trasformare una raccolta di documenti in un perimetro ordinato di verifiche, quando emergono incongruenze o quando la trattativa richiede di stabilire priorità senza perdere la tracciabilità del fascicolo.
Alessio Ferretti STP, studio di commercialisti, può esaminare e gestire professionalmente il caso concreto nel perimetro del servizio, definendo le verifiche e analizzando gli aspetti contabili, economici e fiscali. Se servono approfondimenti legali, immobiliari, lavoristici o tecnici, possono essere coinvolti professionisti abilitati in base al caso concreto.
Per una prima valutazione sono utili una breve descrizione dell’operazione, la decisione da assumere, l’urgenza, l’elenco dei documenti disponibili e l’indicazione dei principali punti aperti. Nella richiesta iniziale è preferibile trasmettere soltanto quanto necessario attraverso il canale indicato dal form.
Domande frequenti
Una data room completa evita ulteriori verifiche?
No. La disponibilità di molti file non chiarisce da sola versione, collegamenti, completezza o rilevanza rispetto alla decisione.
Un documento mancante deve bloccare la trattativa?
La conseguenza va valutata nel caso concreto. Il punto utile è registrare la mancanza, chiarire quale domanda resti senza risposta e stabilire la priorità dell’integrazione.
La due diligence legale sostituisce gli altri approfondimenti?
No. Il fascicolo può far emergere temi che richiedono esami distinti; il perimetro e le competenze necessarie vanno definiti in relazione al caso.
In sintesi
- La due diligence legale legge i documenti in funzione della decisione, non come semplice archivio.
- La sostenibilità dipende dalla chiarezza di materiali disponibili, limiti e punti ancora aperti.
- La compliance richiede domande verificabili sui documenti, senza attribuire etichette conclusive non supportate.
- La difendibilità richiede tracciabilità di versioni, richieste, verifiche e limiti dell’esame.
- Un flusso documentale ordinato aiuta a trasformare lacune e incongruenze in priorità di trattativa.
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